Розклад груп
За допомогою функціональної можливості групового планування у ви зможете організовувати зустрічі, наради і записи спільних завдань, надсилати запити на відповідь до учасників і оприлюднювати записи. Якщо вас запросили до участі у події або завданні, ви зможете надіслати відповідь на запрошення з повідомленням про те, чи зможете ви взяти участь, або надіслати зустрічну пропозицію з іншими параметрами події, зокрема іншим терміном або місцем проведення. Крім того, ви можете оприлюднити ваш розклад вільного/зайнятого часу, щоб надати іншим людям дані про час, коли ви вільні для інших справ, а також надсилати запис на подібні дані інших людей.
У поточній версії планує події і завдання за допомогою електронної пошти, якою програма передає дані за стандартною схемою, яка базується на протоколі IMIP групового планування. Оскільки IMIP є стандартним протоколом, його використовують і багато інших клієнтів. Серед цих клієнтів Microsoft;Outlook, Lotus Notes і Novell Evolution. Це означає, що ви можете обмінюватися даними з іншими користувачами, які користуються одним з цих клієнтів. інтегровано з для отримання, обробки і надсилання записів подій, відповідей на запрошення на події, оновлень, скасувань подій тощо. Наприклад, якщо ви отримуєте запрошення за допомогою , а потім вирішуєте його прийняти, натискання посилання Прийняти у тексті повідомлення призведе до додавання події до вашого календаря, програма також автоматично надішле сповіщення про ваше рішення організаторові події.
Якщо ви позначите пункт Використовувати зв’язок групової роботи у налаштуваннях групового планування , оброблятиме обмін даними групового планування. Іншими словами, вам не доведеться часто звертатися до меню Розклад напряму для виконання дій з планування. Наприклад, якщо ви створите запис події або завдання з учасниками, просто запитає, чи бажаєте ви надіслати запрошення учасникам, отже вам не доведеться звертатися до пункту меню Розклад Надіслати учасникам запрошення власноруч. Крім того, якщо ви зміните ваш стан як учасник події, на яку вас було запрошено, програма запитає вас про те, чи слід надіслати ваш оновлений стан організаторові події, отже вам більше не доведеться використовувати пункт меню Розклад Надіслати оновлення стану .

Оприлюднення події, завдання або запису журналу
Якщо ви просто бажаєте надіслати запис події, завдання або журналу, скористайтеся пунктом меню Розклад Вивантажити інформацію про вільний/зайнятий час..., перед тим слід позначити пункт відповідного запису. Програма відкриє діалогове вікно, у якому ви зможете вказати адреси електронної пошти, куди буде надіслано дані про подію або завдання. Дані буде надіслано електронною поштою у форматі iCalendar.
Будь ласка, пам’ятайте, що ви можете надіслати дані за будь-якими адресами електронної пошти, не лише адресами учасників події чи завдання. Фактично, ви можете опублікувати дані про запис, у якого взагалі не буде учасників, оскільки оприлюднення не вимагає відповіді від учасників.
Приклад: ви є учасником музичного гурту, час від часу ваш гурт дає концерти. Щоб сповістити ваших фанів про концерти, ви користуєтеся списком листування. Якщо для організації концертів ви скористаєтеся , ви можете просто обрати пункт меню Розклад Оприлюднити інформацію про пункт..., вказати адресу списку листування і таким чином надіслати до нього потрібні дані. Отримувачі повідомлень списку листування, які користуються зможуть у автоматичному режимі спостерігати за датами ваших наступних виступів у власних календарях.
Якщо ви оприлюдните подію у описаний вище спосіб, отримувача буде лише проінформовано про параметри події. Він чи вона не зможе надіслати запит щодо можливості відвідання події. Якщо ви бажаєте надати учасникам цю можливість, вам варто скористатися пунктом Розклад Надіслати як iCalendar....

Робота у режимі органайзера у груповому плануванні
Якщо ви створюєте запис події або завдання, а потім додаєте до нього учасників, програма вважає вас організатором події. Щоб додати учасників, скористайтеся вкладкою учасників, у діалоговому вікні Редагувати подію або Редагувати завдання. Якщо ви є організатором події з груповим плануванням, у перегляді порядку денного до запису події буде додано невеличку піктограму Організатора.
Записник відповідає за надсилання запрошень, збирання відповідей від учасників і за призначення події або завдання на той час, коли всі учасники зможуть бути присутні.

Надсилання запрошень і обробка відповідей
Щоб організувати подію або завдання створіть її у і додайте всіх учасників за допомогою вкладки учасників. У можна надіслати запрошення учасникам у автоматичному режимі (якщо налаштовано групове планування ) або позначенням запису події або завдання з наступним використанням пункту меню Розклад Надіслати учасникам запрошення. Учасники отримають повідомлення електронної пошти, у якому міститимуться всі дані, пов’язані з відповідною подією або завданням. Вони зможуть відповісти на пропозицію зустрічі згодою, відмовою або зустрічною пропозицією. Крім того, можливе делегування або переспрямування запрошення. Інформацію про рішення учасників буде надіслано вам електронною поштою і, якщо ви належним чином налаштували , відповіді учасників автоматично буде додано до вашого календаря. Якщо у події забажають взяти участь додаткові учасники, наприклад, хтось прийме переспрямоване запрошення, програма запитає вас про те, чи бажаєте ви прийняти нових учасників.

Скасування події або завдання
Щоб скасувати подію або завдання, вам слід бути організатором. Якщо ви позначите пункт Використовувати зв’язок групової роботи у налаштуваннях групового планування , вам достатньо буде вилучити запис, щоб програма автоматично запитала вас про надсилання повідомлення про скасування. Якщо ж групове планування не налаштовано, ви можете просто обрати запис і скористатися пунктом меню Розклад Надіслати учасникам скасування.
Після виконання цієї послідовності дій всім учасникам буде надіслано повідомлення про скасування події, щоб вони могли вилучити відповідний запис зі своїх календарів.

Робота у режимі учасника
Після отримання повідомлення електронної пошти з запрошенням і висловленням згоди з запрошенням подію або завдання буде додано до вашого календаря. Якщо вас було запрошено на подію, поряд з записом події у перегляді порядку денного з’явиться маленька піктограма учасника.

Відповідь на запрошення
Якщо до вашої поштової скриньки надійшло запрошення, ви можете натиснути Відмовити, щоб ігнорувати запрошення, або Прийняти або Прийняти умов.. За вибору двох останніх варіантів програма додасть відповідний запис до вашого календаря. У будь-якому разі надішле вашу відповідь організаторові у автоматичному режимі.
Крім того, ви можете Делегувати або Переспрямувати запрошення. Під час делегування ви можете запропонувати іншу особу, яка замінить вас. За допомогою Переспрямування ви можете переспрямувати запрошення одній або декільком особам, яких ще не було запрошено. Якщо отримувач делегованого або переспрямованого запрошення прийме його, організаторові буде надіслано запит на підтвердження нового учасника.
Якщо з якоїсь причини ви змінили свої плани, змініть ваш стан за допомогою вкладки учасників відповідного запису. Якщо ви позначили пункт Використовувати зв’язок групової роботи у налаштуваннях групового планування , запитає вас про надсилання повідомлення електронної пошти з оновленням вашого стану учасника. Якщо групове планування не було налаштовано, скористайтеся пунктом меню Розклад Надіслати оновлення стану , щоб надіслати організаторові дані щодо оновлення вашого стану учасника події чи завдання.

Надсилання контрпропозиції
Якщо вас не влаштовують якісь з параметрів події або завдання, до участі у яких вас було запрошено, і ви бажаєте надіслати зустрічну пропозицію організаторові (наприклад, запропонувати інший час або інше місце проведення), просто змініть параметри запису і надішліть його назад організаторові: позначте запис і скористайтеся пунктом меню Розклад Дати запит на зміну .
Організатор події отримає вашу пропозицію електронною поштою і зможе прийняти або відхилити її.

Виконання запиту на останню версію події або завдання
Щоб отримати свіжі дані про подію або завдання, оберіть відповідний запис і скористайтеся пунктом меню Розклад Дати запит на оновлення. Після цього організатор події або завдання має надіслати вам свіжі дані про запис.

Відомості про вільний/зайнятий час
Дані про вільний/зайнятий час відповідають розкладу доступності. Знаючи про час, коли та чи інша особа зайнята, організатори можуть уникнути призначення зустрічей на ці діапазони часу. Зауважте, що оприлюднюватимуться лише дані про зайнятий час, а не про події, причини та учасників подій, які спричинили зайнятість цього часу.
підтримує оприлюднення і отримання відомостей про вільний/зайнятий час як в ручному, так і в автоматичному режимі.
Щоб надіслати електронною поштою дані про ваш вільний/зайнятий час, скористайтеся пунктом меню Розклад Надіслати поштою інформацію про вільний/зайнятий час.... У діалоговому вікні, що відкриється, введіть адреси електронної пошти, на які ви бажаєте надіслати дані, і натисніть кнопку Гаразд.
На серверах групової роботи, зазвичай, передбачено стандартне місце, куди вивантажуються всі ваші дані про вільний/зайнятий час, отже інші користувачі зможуть отримувати доступ до ваших даних, а ви зможете отримувати доступ до даних інших користувачів. Ви можете налаштувати на автоматичне вивантаження і отримання даних про вільний/зайнятий час за допомогою параметрів вільного/зайнятого часу у діалоговому вікні Налаштування .
Щоб наказати програмі вивантажити ваші дані про вільний/зайнятий час на сервер, вказаний у налаштуваннях , скористайтеся пунктом меню Розклад Вивантажити інформацію про вільний/зайнятий час.

Приклади

Введення нової групової події
У цьому прикладі ми введемо дані про подію. Вам потрібно організувати нараду присвячену запуску нового продукту наступного понеділка. Ваш начальник Джоан Голден буде головуючим власником події, а ви, Джек Сміт, будете організатором події. Крім вас у події братимуть участь учасники: Пітер Кржинські і Кірстен Фрізе. Джоан надала вам програму наради. Зустріч почнеться о 12:00 і завершиться о 13:00. Такі зустрічі мають відбуватися за розкладом (повторюватися) кожного понеділка.
За допомогою інструменту навігації датами перейдіть до наступного понеділка.
Скористайтеся пунктом меню Дії Нова подія... або позначте область, що починається о 12 годині дня і завершується о1 годині дня, і почніть вводити заголовок події.
Введіть належний заголовок. Важливо обрати правильний короткий опис, оскільки це поле буде єдиним, за яким можна буде виконувати пошук. Ми пропонуємо вам ввести Подія з запуску продукту.
У найбільшу прямокутну область введіть докладну програму події. У нашому простому випадку введіть: Вступ, План, Висновки у три окремі рядки.
Відкрийте вкладку Нагадування. Встановіть час упередження нагадування на 15 хвилин, — цього часу буде достатньо для того, щоб випити чашку чаю перед початком зустрічі.
Виберіть пункт Зустріч зі спадного списку Категорії.
Перейдіть на вкладку Повторення і виберіть повторення Щотижня.
Більшість роботи було автоматично виконано програмою. Типово, налаштовано на щотижневе повторення. Зауважте, що вибрано пункт Завершується: ніколи. Це означає, що подія повторюватиметься кожного понеділка (починаючи, звичайно ж, з понеділка 30 серпня 2010 року) до кінця часів (тобто до того часу, коли ви вилучите її запис).
Оскільки ми завершили налаштування параметрів на цій вкладці, перейдемо до вкладки Учасники.
На вкладці Учасники ви маєте виконати такі дії:
Як бачите, ви є організатором події.
У першому полі вкажіть адресу електронної пошти у форматі Ім’я <адреса>. У нашому прикладі введемо Джоан Голден <jholden@thiscompany.com>.
Якщо записи учасників вже є у вашій адресній книзі , замість введення імен і адрес електронної пошти, ви можете просто натиснути кнопку Вибрати учасників... і додати відповідних адресатів.
Оберіть у спадному списку ролі Головуючий.
У наступному полі вкажіть Пітер Кржинські <pkrzinski@thiscompany.com>.
У наступному полі вкажіть Кірстен Фрізе <kfriese@thiscompany.com>.
Якщо ви налаштували на використання групового обміну даними, програма запитає вас про те, чи бажаєте ви надіслати повідомлення електронної пошти учасникам з докладним описом події і запитати їх про відповідь, якщо було позначено пункт Запитати про відповідь на вкладці Учасники. Якщо ви не налаштовували груповий обмін, ви можете надіслати запрошення за допомогою пункту меню Розклад Надіслати учасникам запрошення.
Переглянути налаштування події можна за допомогою вкладок. Якщо вас задовольняють вказані там параметри, натисніть кнопку Гаразд.
Вітання, ви внесли до вашого розкладу першу подію!