Gruppschema
Funktionen för gruppschema i låter dig organisera möten och delade uppgifter, begära svar från deltagare och publicera objekt. Om du inbjuds till en händelse eller uppgift, kan du svara på den, och ange om du kan delta, eller skicka ett motförslag med ett annat arrangemang, som en annan tid eller plats. Du kan också publicera ditt ledig-upptagen schema, för att låta andra veta när du är tillgänglig, och begära samma information från andra.
För närvarande schemalägger händelser och uppgifter genom att använda e-post för att överföra information, med en metod baserad på standardprotokollet IMIP för gruppschemaläggning. Eftersom det är en standard, används IMIP-protokollet också av många andra klienter, till exempel Outlook, Lotus Notes och Novell Evolution. Det betyder att du kan dela händelser med andra som använder någon av dessa klienter. är integrerad med för att ta emot, behandla och skicka händelser, svar på händelser, uppdateringar,återbud, etc. När du till exempel får en inbjudan i och bestämmer dig för att acceptera den genom att klicka på länken acceptera i brevtexten, läggs händelsen till i din kalender, och ett svar skickas automatiskt till händelsens organisatör.
Om du markerar rutan Använd gruppkommunikation i s inställning av gruppschemaläggning, hanterar gruppkommunikationen åt dig. Med andra ord behöver du sällan använda menyn Schema direkt för att utföra schemaläggningsåtgärder. Om du till exempel skapar en händelse eller uppgift med deltagare, frågar dig om du vill skicka en inbjudan till deltagarna, så att du inte behöver använda menyalternativet Schema Skicka inbjudan till deltagare senare. Dessutom, om du ändrar status som deltagare i en händelse, blir du tillfrågad om du vill skicka din uppdaterade status till händelsens organisatör, så att du inte behöver använda menyalternativet Schema Skicka statusuppdatering senare.

Publicera en händelse, uppgift eller journalanteckning
Om du helt enkelt vill skicka en händelse, uppgift eller journalanteckning, välj menyalternativet Schema Publicera objektinformation..., när händelsen är markerad. Då visas en dialogruta, som frågar dig efter e-postadresser som ska ta emot händelsen eller uppgiften. Objektet skickas med e-post, på formatet iCalendar.
Observera att du kan använda åtgärden för att e-posta vilket objekt som helst till någon, inte bara till objektets deltagare. I själva verket kan du publicera ett objekt utan några deltagare alls, eftersom publicering inte kräver ett svar från deltagarna.
Ett exempel: Du spelar i ett band, och ibland ger ni live-konserter. För att underrätta era beundrare om konserterna, håller du en e-postlista. Om du använder för att organisera konsertdatum, kan du bara välja menyalternativet Schema Publicera information om objekt..., skriva in e-postlistans adress så skickas händelsen. Prenumeranter på e-postlistan som använder får automatiskt konsertdatum infogat i sina kalendrar.
Att publicera en händelse enligt beskrivningen ovan informerar bara mottagaren om händelsen, men ger inte möjlighet att be om att få delta. Använd Schema Skicka som iCalendar... om du istället vill tillhandahålla den möjligheten.

Hantera ett gruppschema som organisatör
När du skapar en händelse eller en uppgift, och lägger till deltagare till den, agerar du som organisatör av händelsen. För att lägga till deltagare, använd fliken Deltagare i dialogrutan Redigera händelse eller Redigera uppgift. I agendavyn placeras en liten organisatörsikon i händelsen om du är organisatör av en händelse med gruppschemaläggning.
Organisatören är ansvarig för att skicka inbjudningar, samla in deltagarnas svar, och hålla händelsens eller uppgiftens data uppdaterad för alla inblandade personer.

Skicka inbjudningar och behandla svar
För att organisera en händelse eller uppgift, skapa den i och lägg till alla som ska delta under fliken Deltagare. kan skicka inbjudningar till deltagarna, antingen automatiskt (beroende på inställning av s gruppschemaläggning), eller genom att markera händelsen eller uppgiften och välja menyalternativet Schema Skicka inbjudan till deltagare. Deltagarna får e-post som innehåller all relevant information om händelsen eller uppgiften. De kan svara på mötesförslag genom att acceptera eller förkasta det, eller genom att ge ett motförslag. De kan också delegera eller vidarebefordra inbjudan. All denna information skickas till dig med e-post igen, och om du har ställt in lämpligt, infogas deltagarnas svar automatiskt i din kalender. Om det finns ytterligare deltagare som är villiga att delta (t.ex. genom att acceptera en vidarebefordrad inbjudan), blir du tillfrågad om att acceptera de nya deltagarna.

Avbryta en händelse eller uppgift
För att ställa in en händelse eller uppgift måste du vara organisatören. Om du markerade rutan Använd gruppkommunikation i s inställning av gruppschemaläggning, ta bara bort objektet så frågar dig om du vill skicka återbudet. Om inte, markera helt enkelt objektet och välj menyalternativet Schema Skicka återbud till deltagare.
Den här åtgärden skickar ett meddelande om att händelsen är inställd till alla deltagare, så att de också kan ta bort objektet från sina kalendrar.

Uppträda som deltagare
När du får e-post med en inbjudan och accepterar den, läggs händelsen eller uppgiften till i din kalender. Om det är en händelse, läggs en liten ikon Deltagarikon till vid händelsen i agendavyn.

Svara på en inbjudan
Om du har en inbjudan i s inkorg kan du antingen klicka på Neka för att ignorera begäran, eller klicka på Acceptera eller Acceptera villkorligt. De sista två åtgärderna infogar objektet i din kalender. Hur som helst skickar automatiskt ditt svar till organisatören.
Du kan också Delegera eller Vidarebefordra inbjudan. När du delegerar kan du föreslå en annan person som din ersättare. Genom att använda Vidarebefordra kan du vidarebefordra inbjudan till en eller flera personer som inte ännu har bjudits in. När mottagaren av en delegering eller vidarebefordran accepterar inbjudan, blir organisatören ombedd att godkänna de nya deltagarna.
Om du av någon anledning ändrar dig, redigera din status i objektets deltagarflik. Om du markerade rutan Använd grupprogramkommunikation i s inställning av gruppschemaläggning, ber dig att skicka e-post för att uppdatera din deltagarstatus. Om inte, välj menyalternativet Schema Skicka statusuppdatering för att skicka din statusuppdatering.

Skicka ett alternativt förslag
Om du inte är nöjd med något av karaktäristiken hos händelsen eller uppgiften du bjöds in till, och vill skicka ett motförslag till organisatören (till exempel en alternativ plats eller tid), redigera bara objektet och skicka tillbaka det som ditt förslag genom att markera objektet och välja menyalternativet Schema Begär ändring.
Organisatören av händelsen får ditt förslag via e-post, och kan acceptera eller förkasta det.

Hämta senaste versionen av en händelse eller uppgift
För att hämta den senaste versionen av en händelse eller uppgift, markera objektet och välj menyalternativet Schema Begär uppdatering. Organisatören ska då skicka tillbaka den senaste versionen av objektet åt dig.

Information om ledig-upptagen
Informationen om ledig-upptagen representerar ett tillgänglighetsschema. Genom att ange intervallen där man redan har tidigare utfästelser, kan andra undvika att arrangera möten under dessa perioder. Observera att bara tiderna publiceras, inte händelserna, orsakerna eller deltagare.
stöder att publicera och hämta information om ledig-upptagen, antingen manuellt eller automatiskt.
För att e-posta din information om ledig-upptagen, välj menyalternativet Schema E-posta information om ledig-upptagen.... Skriv in e-postadressen du vill skicka informationen till i dialogrutan och klicka på Ok.
Grupprogramservrar har oftast en standardplats dit din information om ledig-upptagen ska laddas upp, så att andra användare kan komma åt din data, och du kan komma åt andras ledig-upptagen schema. Du kan ställa in att ladda upp och ladda ner information om ledig-upptagen automatiskt, genom att använda dialogrutan Inställning av ledig-upptagen i s inställningsdialogruta.
För att ladda upp din information om ledig-upptagen till servern vald i s inställningar, välj menyalternativet Schema Ladda upp information om ledig-upptagen.

Exempel

Skriva in en ny grupphändelse
I det här exemplet ska du skriva in en händelse. Du behöver arrangera ett möte nästa måndag angående lanseringen av din nya produkt. Din chef Joan Holden kommer att vara ordförande vid mötet, ägare, och du, Jack Smith, kommer att organisera mötet, organisatör. Det blir ytterligare två deltagare (medverkande): Peter Krzinski och Kirsten Friese. Joan gav dig mötets program. Mötet börjar klockan 12 och slutar 13:00. Samma möte ska schemaläggas (återkommande) varje måndag.
Använd datumnavigatören för att gå till nästa måndag.
Välj Händelser Ny händelse..., eller markera intervallet mellan 12:00 och 13:00, och börja skriva in händelsens titel.
Skriv in en passande titel. Det är viktigt att välja en riktig kort beskrivning, eftersom det här är det enda fältet som kan sökas efter. Vi föreslår att du skriver in Lansering av ny produkt.
Skriv in det detaljerade programmet för händelsen i det största rektangulära området. För det här exemplet, skriv in Inledning, Planen, Avslutning på tre skilda rader.
Gå till fliken Påminnelser. Ställ in påminnelsetiden till 15 minuter, precis länge nog för att brygga en kopp te innan mötet börjar.
Välj Möte i kombinationsrutan Kategorier.
Gå till fliken Upprepning och välj upprepningen Veckovis.
Det mesta arbetet har gjorts automatiskt åt dig. s standardvärden är veckovis återkommande. Observera också att Slutar: aldrig är valt. Det betyder att den här händelsen upprepas varje måndag (förstås med start på måndagen den 30:e augusti, 2010) till tidens ände (alltså till du tar bort den).
Eftersom allt är riktigt här, klicka på fliken Deltagare.
Under fliken Deltagare ska du göra följande:
Du märker att du är händelsens organisatör.
Skriv in e-postadressen på formatet Namn <e-postadress> i det första inmatningsfältet. I vårt exempel, skriv in Joan Holden <jholden@dettaforetag.com>.
Om deltagarna redan finns i :s adressbok, kan du trycka på knappen Välj deltagare... för att lägga till dem, istället för att skriva in namn och e-postadresser.
Välj rollen Ordförande.
Skriv in Peter Krzinski <pkrzinski@dettaforetag.com> i nästa inmatningsfält.
Skriv in Kirsten Friese <kfriese@dettaforetag.com> i nästa inmatningsfält.
Om du har ställt in att använda grupprogramkommunikation, blir du tillfrågad om du vill skicka e-post till deltagarna, men information om händelsen och begäran om svar om rutan Begär svar under fliken Deltagare är markerad. Annars kan du skicka inbjudningarna med menyalternativet Schema Skicka inbjudan till deltagare.
Granska händelseinställningen genom att klicka på flikarna. Om du är nöjd, klicka på Ok.
Gratulerar, du har schemalagt din första händelse!