Agendamento de Grupo
A funcionalidade de agenda em grupo do permite-lhe organizar compromissos, reuniões e tarefas compartilhadas, pedir respostas dos participantes e publicar os itens. Se você estiver sendo convidado para um evento ou tarefa, poderá responder ao mesmo, indicando se é possível participar ou enviando uma contra-proposta, com organização diferente, como uma hora ou local diferente. Você poderá também publicar a sua informação de livre/ocupado, para que as outras pessoas saibam quando você está disponível, pedindo também você a mesma informação sobre os outros.
Atualmente, o agenda os eventos e as tarefas, usando o e-mail para transportar os dados, num esquema-padrão que é o protocolo IMIP, para as agenda em grupo. Como norma que é, o IMIP é usado por vários clientes também. Por exemplo, o Outlook, o Lotus Notes e o Novell Evolution. Isto significa que você poderá compartilhar eventos com outros usuários, usando um destes clientes. O está integrado com o para receber, processar e enviar eventos, respostas aos mesmos, atualizações, cancelamentos, Por exemplo, quando receber um convite no e decidir aceitá-lo, clicando na ligação Aceitar no corpo da mensagem, o evento será adicionado ao seu calendário, assim como será enviada automaticamente uma resposta para o organizador do evento.
Se você assinalar a opção Usar comunicação do Groupware na configuração da agenda em grupo do , o irá lidar com a comunicação da agenda em grupo. Em outras palavras, você raramente precisará usar o menu Agendar diretamente para efetuar as ações de agenda. Por exemplo, se você criar um evento ou tarefa com participantes, o perguntará se deseja enviar os convites para os participantes, assim você não precisará usar a opção Agendar Enviar o Convite aos Participantes do menu mais tarde. Do mesmo modo, se alterar o seu estado como participante para um evento onde foi convidado, ele irá perguntar se você deseja enviar o seu estado atualizado para o organizador do evento, assim você não precisará usar a opção Agendar Enviar a Atualização do Estado do menu mais tarde.

Publicar um Evento, Tarefa ou do Diário
Se você quiser apenas enviar às outras pessoas um evento, então selecione Agendar Publicar a Informação do Item..., quando o evento estiver selecionado. Após isso, irá aparecer uma janela que lhe pedirá o endereço de e-mail para quem deseja enviar este evento. O item será enviado por e-mail no formato iCalendar.
Por favor, observe que você poderá usar esta ação para enviar qualquer item para qualquer pessoa, não apenas para os participantes do item. De fato, você poderá publicar um item sem nenhum participante, uma vez que a publicação não solicita nenhuma resposta dos participantes.
Um exemplo: você está tocando em uma banda e, de tempos a tempos, você dá concertos ao vivo. Para notificar os seus fãs sobre os concertos, você poderá manter uma lista de correio. Se você usar o para organizar as datas dos seus concertos, você poderá simplesmente selecionar a opção Agendar Publicar a Informação do Item..., colocar o endereço da lista de correio e os eventos serão então enviados. Os inscritos na lista de correio que usarem o irão ter as datas dos concertos automaticamente inseridas nos seus calendários.
A publicação de um evento, como descrito acima, só irá informar o destinatário do evento, mas não lhe dará a opção de pedir a participação. Use a opção Agendar Enviar como iCalendar... se quiser fornecer essa opção.

Atuar como Organizador no Agendamento em Grupo
Quando você criar um evento ou uma tarefa e adicionar participantes a eles, você está atuando como o organizador do evento. Para adicionar participantes, use a página de participantes, na opção Editar o evento ou o Editar a tarefa. Na vista da Agenda, um pequeno ícone Ícone do Organizador será colocado no evento, se você for o organizador de um evento em grupo.
O organizador é responsável por enviar os convites, recolher as respostas dos participantes e manter os dados do evento ou tarefa atualizados para todas as pessoas envolvidas.

Enviar Convites e Processar as Respostas
Para organizar um evento ou tarefa, crie-o no e adicione todas as pessoas que deverão participar com a página Participantes. O poderá enviar convites para os participantes, quer automaticamente (dependendo da configuração de agendas em grupo do ), ou selecionando o evento ou tarefa e selecionando a opção Agendar Enviar o Convite para os Participantes do menu. Os participantes irão receber um e-mail que contém todas as informações relevantes ao evento ou tarefa. Eles podem responder à proposta de reunião, aceitando ou rejeitando a proposta ou fazendo uma contra-proposta. Eles também podem delegar ou repassar o convite. Todas estas informações são enviadas para você por e-mail novamente e, se tiver configurado apropriadamente o , as respostas dos participantes são automaticamente inseridas no seu calendário. Se existirem pessoas adicionais desejando participar (por exemplo, que aceitam um convite repassado), você será perguntado se deseja aceitar os novos participantes.

Cancelar um Evento ou Tarefa
Para cancelar um evento ou tarefa, você terá que ser o organizador. Se tiver assinalado a opção Usar comunicação do Groupware da configuração de agendas em grupo do , basta remover o item, para que o lhe questione se deseja enviar o cancelamento. Caso contrário, basta selecionar o item e escolher a opção Agendar Enviar o Cancelamento para os Participantes do menu.
Esta ação irá enviar uma mensagem de cancelamento para todos os participantes, para que eles possam também remover o item do seus calendários.

Atuar como Participante
Quando você receber um e-mail com um convite e aceitá-lo, o evento ou tarefa será adicionado ao seu calendário. Se for um evento, irá aparecer um pequeno ícone Ícone de Participante no evento na vista de Agenda.

Responder a um Convite
Se você tiver um convite na sua caixa de correio do , você tanto poderá pressionar em Rejeitar para ignorar o pedido, ou pressionar em Aceitar ou Aceitar Cond.. As últimas duas ações irão inserir o item no seu calendário. Em qualquer um dos casos, o irá enviar a sua resposta para o organizador automaticamente.
Você poderá também Delegar ou Encaminhar o convite. Ao delegar, poderá sugerir outra pessoa por procuração. Se usar o Encaminhar, poderá enviar de novo o convite para uma ou mais pessoas ainda não convidadas. Quando o destinatário da delegação ou do encaminhamento aceitar o convite, o organizador será notificado para aprovar o novo participante.
Se, por alguma razão, você tiver mudado de ideia, edite o seu estado na página de participantes do item. Se tiver assinalado a opção Usar comunicação do Groupware na configuração da agenda em grupo do , o solicitará para enviar um e-mail que atualiza o seu estado de participante. Caso contrário, selecione a opção Agendar Enviar a Atualização do Estado para enviar a atualização do seu estado.

Enviar uma Proposta Alternativa
Se você não estiver satisfeito com algumas das características do evento ou tarefa para o qual foi convidado e quiser enviar uma contra-proposta para o organizador (por exemplo, uma hora ou local alternativos), basta editar o item e enviá-lo de volta como a sua proposta, selecionando o item e escolhendo a opção do menu Agendar Pedir uma Alteração .
O organizador do evento irá receber a sua proposta por e-mail e será capaz de aceitá-la ou não.

Pedir a Última Versão de um Evento ou Tarefa
Para obter a última versão de um evento agendado para um grupo, selecione o evento e selecione Agendar Pedir Atualização . O irá então enviar-lhe a última versão do item.

Informação de Livre/Ocupado
A informação de livre/ocupado representa uma agenda de disponibilidade. Ao apresentar os intervalos em que uma pessoa já tem compromissos anteriores, os outros poderão evitar marcar compromissos para esses períodos. Lembre-se que só as horas são publicadas, não os eventos, razões ou convidados.
O suporta a publicação e obtenção da informação de livre/ocupado, quer manual quer automaticamente.
Para enviar por e-mail a sua informação de livre/ocupado, selecione a opção Agendar Enviar a Informação de Livre/Ocupado... do menu. Insira os endereços de e-mail para os quais deseja enviar a informação na janela e pressione OK.
Os servidores de 'groupware' normalmente possuem um local padrão para enviar a sua informação de livre/ocupado, assim, os outros usuários poderão acessar aos seus dados e você poderá acessar à informação de livre/ocupado dos outros usuários. Você poderá configurar o para enviar e receber automaticamente a informação de livre/ocupado, usando as preferências de Livre/Ocupado, na janela de Configurações do .
Para enviar a sua informação de livre/ocupado para o servidor definido nas preferências do , selecione a opção Agendar Enviar a Informação de Livre/Ocupado do menu.

Exemplos

Inserir um Novo Evento do Grupo
Neste exemplo, você irá inserir um evento. Você precisa marcar uma reunião para a próxima Segunda-Feira referente ao lançamento do seu novo produto. O seu patrão João da Silva será o membro do comitê dono e você, o José Cabral, será o organizador do evento. Irão existir mais dois participantes: o Antônio Vieira e o Pedro Martins. O João forneceu-lhe o programa da reunião. Ela irá começar às 12, meio-dia e irá terminar às 13 horas. O mesmo compromisso se repetirá (recorrerá) todas as Segundas.
Use o Navegador de Datas para ir para a próxima 2ª Feira.
Selecione a opção do menu Ações Novo Evento... ou selecione a área entre omeio-dia e as 13:00 e comece a digitar o título do evento.
Insira um título adequado. É importante escolher uma descrição breve correta, uma vez que este é o único campo que poderá ser pesquisado. Sugerimos que insira aqui Evento de lançamento do produto.
Insira o programa detalhado do evento na área retangular grande. Para este exemplo simples, escreva Introdução, o Plano, Conclusão em três linhas separadas.
Vá para a página Lembrete. Configure o tempo como sendo igual a 15 minutos, só o tempo suficiente para aquecer uma térmica de café antes do início da reunião.
Selecione Compromisso na lista de Categorias.
Vá para a página Recorrência e selecione a repetição Semanalmente.
A maior parte do trabalho foi feito para automaticamente. O configura por padrão a recorrência como sendo semanal. Repare também que a opção nunca para Termina: foi escolhida. Isto significa que este evento será repetido todas as Segundas-Feiras (a começar, obviamente, na Segunda, 30 de Agosto de 2010), até ao fim do tempos (isto é, até você removê-lo).
Uma vez que está tudo certo aqui, clique na página dos Participantes.
Na página Participantes, você deverá fazer o seguinte:
Você verá que é o organizador do evento.
No primeiro campo insira o e-mail no formato Nome <e-mail>. No exemplo em questão, José Cabral <jose@empresa.com>.
Se os participantes já estiverem no seu livro de endereços do , em vez de digitar os nomes e e-mails, você poderá pressionar o botão Selecionar participantes... para adicioná-los.
Escolha Cadeira como papel.
No próximo campo insira Antônio Vieira <antonio@empresa.com>.
No próximo campo insira Pedro Martins <pedro@empresa.com>.
Se você tiver configurado o para usar a comunicação de 'groupware', será perguntado se desejar enviar um e-mail para os participantes, com os detalhes do evento e pedindo uma resposta se a opção Pedir uma resposta da página Participantes estiver assinalada. Caso contrário, você poderá enviar os convites com a opção Agendar Enviar o Convite aos Participantes do menu.
Reveja a configuração do evento, clicando nas abas. Se estiver satisfeito, clique OK.
Parabéns, você marcou o seu primeiro evento!