Gegevens invoeren

Afspraken
Afspraken zijn afspraken in de toekomst of in het verleden, zoals zakelijke bijeenkomsten, verjaardagen en bioscoopbezoeken. Afspraken kunnen ook meerdere dagen duren, zoals bijvoorbeeld de schoolvakanties.
Nieuwe afspraken invoeren is erg eenvoudig. Klik in het menu op Acties Nieuwe afspraak.... U krijgt dan een venster te zien met onderin vijf tabbladen.
Een nieuwe afspraak kan ook op een andere manier worden ingevoerd:
Ga in de datumnavigator naar de juiste datum.
Kies de Agendaweergave en klik op het pictogram van de gewenste weergave in de weergavewerkbalk, of selecteer de gewenste weergave in het menu Ga. Omdat uw afspraak op een bepaald tijdstip begint, moet u een weergave kiezen die de uren van de dag toont. U kunt de weergaven voor Dag, Werkweek of Week kiezen. De Maandweergave is meer geschikt voor taken, zoals hierna wordt beschreven.
In het hoofdpaneel kunt u dubbelklikken op tijdstip en dag waarop de afspraak begint.
Een dialoog met zes tabbladen onderin verschijnt. Voer uw gegevens in zoals hieronder wordt beschreven.
Een schermbeeld van de dialoog Afspraak bewerken in - Tabblad Algemeen
Een schermbeeld van de dialoog Afspraak bewerken in - Tabblad Algemeen
Een schermbeeld van de dialoog Afspraak bewerken in - Tabblad Algemeen
Dit is een uitgebreide beschrijving van de velden en beeldelementen (widgets) in het venster. Niet alle velden hoeven ingevuld te worden, sommige kunnen leeg blijven. Meer informatie vindt u in hetdeel Verplichte velden. En als u voorbeelden wilt, dan vindt u die in het deel afspraak invoeren.
Naam: 	Geef een korte beschrijving van de afspraak in het veld Naam. Deze tekst wordt getoond in het hoofdvenster van .
Locatie: 	Geef in het veld Locatie een korte beschrijving van de plaats van de afspraak.
Begin en Einde 	 stelt een begin- en eindtijd van de afspraak voor. Er wordt vanuit gegaan dat afspraken op dezelfde dag beginnen en eindigen. Verander dit als dit nodig is. Vul de tijdstippen direct in of gebruik de kalender-widget. Kies de tijd met intervallen van een kwartier, of vul de tijden direct in, in de hiervoor bestemde velden. Deze velden zijn alleen beschikbaar als het vakje voor Duurt de gehele dag niet is aangevinkt.

Tabblad Algemeen
Details: 	In het grote rechthoekige naamloze vak kunt u een uitgebreide beschrijving van de afspraak invullen. U kunt de beschrijving zo gedetailleerd maken als u zelf wilt. Als uw auto naar de garage moet, kunt u bijvoorbeeld een lijst maken van alles dat aan uw auto gerepareerd moet worden. Op een later tijdstip kunt u deze lijst afdrukken en aan de monteur geven. Ook kunt u op deze manier boodschappenlijstjes maken. Die kunt u afdrukken en meenemen naar de winkel.
Categorieën 	U kunt een aan een invoer in de agenda meerdere categorieën toekennen . Klik op het keuzemenu waarna alle beschikbare categorieën zichtbaar worden. Selecteer hierin de juiste categorieën voor de gebeurtenis.
U kunt ook een nieuwe categorie toevoegen, een categorie wijzigen of wissen in de dialoog Categorieën bewerken. Open deze dialoog met Instellingen Categorieën beheren.
Voorbeelden: uw taalles op uw werk behoort mogelijk tot de categorieën Bedrijf en Educatie; uw trouwdag behoort tot de categorie Persoonlijk of Speciale gelegenheid - u mag kiezen.
Toegang: 	Kies Publiek, Privé of Vertrouwelijk voor een privé of vertrouwelijke afspraak.Tegenwoordig stelt deze keus het attribuut CLASS van afspraken juist in naar PUBLIek, PRIVÉ of Vertrouwelijk. Echter, of deze instellingen ook werkelijk worden gebruikt, hangt af van de client (het programma) en/of de implementatie van de groupware server.
Op dit moment toont nog de items van andere personen, die als vertrouwelijk zijn aangemerkt. Andere clients zullen dit misschien anders doen, maar wees voorzichtig met het publiceren van privé of vertrouwelijke afspraken: iCalendar is een tekstbestand, dat met elke tekstverwerker kan worden gelezen (door iemand met leestoegang). Dus als u de items werkelijk vertrouwelijk wilt houden, moet u er zeker van zijn een alleen voor u toegankelijke bron te gebruiken.

Tabblad Deelnemers
Kies in dit tabblad wie u voor uw afspraak wilt uitnodigen.
Een schermbeeld van de dialoog Afspraak bewerken in - Tabblad Deelnemers
Een schermbeeld van de dialoog Afspraak bewerken in - Tabblad Deelnemers
Een schermbeeld van de dialoog Afspraak bewerken in - Tabblad Deelnemers
Organisator van de bijeenkomst: 	Stelt de identiteit in van de organisator van deze taak of afspraak. Als is ingesteld op het sturen van e-mails voor uitnodigingen, wordt de geselecteerde identiteit gebruikt bij het versturen van e-mails. De standaard identiteit kan worden ingesteld in de sectie Persoonlijk in de instellingen van . Daarnaast worden identiteiten verzameld uit de instellingen van en vanuit uw adresboek.
Deelnemerslijst 	De lijst midden in dit tabblad toont de deelnemers die voor deze afspraak zijn geselecteerd. Hierin kunt u deelnemers toevoegen door hun naam en e-mailadres in te voeren, of deelnemers te bewerken of te verwijderen.
Van deelnemers in uw adresboek hoeft u het e-mailadres niet te kennen en in te typen. Klik op Geadresseerde selecteren... en kies de deelnemers in de getoonde lijst. De lijst bevat de adressen die in het standaard -adresboek voorkomen, dat ook gebruikt wordt door bijvoorbeeld . Eventueel kan het adresboek ook als afzonderlijke toepassing gestart worden ().
Deelnemers 	Geef de rol op van de deelnemer (Deelnemer, Optionele deelnemer, Toeschouwer, Voorzitter), door die te kiezen in het keuzemenu. De rol is een korte beschrijving van hoe de deelnemer aan de afspraak zal deelnemen.
Status 	Kies de status van de deelnemer (Vereist handeling, Geaccepteerd, Geweigerd, Voorlopig, Gedelegeerd), door die te kiezen in het keuzemenu rechts van de invoer. Als u planning gebruikt met behulp van groupware (groepsplanning), en antwoord van uw deelnemers verzoekt, zal de status van de deelnemers bij het ontvangen van een antwoord automatisch worden aangepast. Verzoekt u geen antwoord, dan zal u dit zelf moeten doen.
Antwoord verzoeken 	Vink Antwoord verzoeken aan in het keuzemenu als u van deze deelnemer een antwoord wil krijgen op de uitnodiging. Na antwoord ontvangt de deelnemer verdere informatie over de afspraak. In de lijst met details wordt dit door een envelopje aangegeven. Dit is vooral nuttig bij planning met groupware (groepsplanning), omdat de status van de deelnemers automatisch wordt bijgehouden.

Tabblad Herinnering
Herinnering 	Selecteer een standaard herinnering in het keuzemenu en druk op de knop Toevoegen als u aan een afspraak moet herinneren.
Met de knop Instellingen opent u de dialoog Bestaande herinnering bewerken. In deze dialoog kunt u het aantal minuten, uren of dagen kiezen dat u wilt worden herinnerd voor of na de afspraken, kunt u de herhalingsintervallen kiezen voor de herinneringen, en speciale herinneringen aanmaken met tekstberichten, die e-mails versturen, geluiden afspelen of speciale programma's of scripts activeren.
Als u tijdens een herinnering een bepaald programma of script wilt activeren, moet u er wel voor zorgen dat u voldoende rechten heeft om dat programma te te starten; anders lukt dat niet.

Tabblad Herhalingen
Sommige afspraken worden regelmatig herhaald. Dit kan op dit tabblad precies worden geregeld.
Een schermbeeld van de dialoog Afspraak bewerken in - Tabblad Herhalingen
Een schermbeeld van de dialoog Afspraak bewerken in - Tabblad Herhalingen
Een schermbeeld van de dialoog Afspraak bewerken in - Tabblad Herhalingen
Deze instellingen kunt u activeren door de herhalingsregel te selecteren rechts van Herhalingen in het keuzemenu. Als Nooit wordt geselecteerd, kunt u in dit tabblad niets wijzigen.

Herhalingsregel
Kies hier of de afspraak dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks wordt herhaald. Hierna volgen meer gedetailleerde opties:
Dagelijks 	Geef op of de afspraak elke dag (1), om de dag (2) enzovoorts zal worden herhaald.
Wekelijks 	Geef op of de afspraak elke week (1), om de week (2), enzovoorts zal worden herhaald. Geef ook aan op welke dagen (zondag ... maandag) de afspraak plaatsvindt.
Maandelijks 	U kunt de afspraak op dezelfde dag van de maand laten plaats hebben, of in een bepaalde week op een bepaalde dag van de week. U moet tussen beide mogelijkheden kiezen. Standaard wordt door aangenomen dat u de afspraak wilt herhalen op dezelfde dag van de maand (bij voorbeeld de 15e). U kunt ook de periode aanpassen, dus maandelijks, drie-maandelijks, en zo voorts.
Jaarlijks 	 Dit komt overeen met Maandelijks. U moet opgeven of u een bepaalde dag in het jaar opgeeft (⪚, de 250e dag in het jaar), een dag in een bepaalde week van de maand op een bepaalde weekdag (⪚, de 2e dinsdag van maart),of een dag in een bepaalde maand in het jaar. Standaard neemt aan dat u de dag in de maand bedoelt. U kunt de periode instellen voor afspraken die bijvoorbeeld elke twee of vier jaar plaats vinden.

Herhalingsbereik
Standaard wordt een herhaalde afspraak oneindig vaak herhaald; er komt dan geen einde aan de herhalingen. Als u dit niet wilt, kunt u het herhalen op twee manieren beëindigen: door een einddatum op te geven of door het aantal herhalingen op te geven.

Uitzonderingen
U kunt wellicht een herhaling leuk hebben ingesteld, maar u realiseren dat er enkele uitzonderingen zijn. Bij het maken van een rooster voor uw college, wilt u waarschijnlijk een uitzondering maken voor de schoolvakanties en dergelijke. In dit gedeelte kunt u uitzonderingen toevoegen of gemaakte uitzonderingen wijzigen of verwijderen. Wanneer de herhaling plaatsvindt op een datum die bij de uitzonderingen vermeld staat, zal de afspraak niet worden getoond. Selecteer een datum in de datumkiezer en klik op de knop Toevoegen om deze datum als uitzondering in te stellen. U kunt een datum verwijderen als u die selecteert in het vak aan de rechterkant en dan klikt op de knop Verwijderen.

Bijlagen
Afspraken en taken kunnen bijlagen hebben. Bijlagen kunnen als koppelingen worden opgeslagen, of in het bericht zelf zijn opgenomen (inline genoemd). U kunt bijlagen toevoegen door op de Toevoegen te klikken.
Een schermbeeld van de dialoog Afspraak bewerken in - Tabblad Bijlagen
Een schermbeeld van de dialoog Afspraak bewerken in - Tabblad Bijlagen
Een schermbeeld van de dialoog Afspraak bewerken in - Tabblad Bijlagen
Door Bijlage in agenda opslaan te selecteren, wordt de bijlage in uw agenda opgeslagen, wat, afhankelijk van de grootte van de bijlage, veel ruimte kan kosten. Wordt dit niet aangevinkt, dan wordt alleen een koppeling er naar toe in de agenda opgeslagen. Gebruik geen koppeling als de bijlage vaak wordt veranderd, of niet blijvend op de opgegeven locatie aanwezig is.
In het contextmenu vindt u de volgende acties voor het werken met bijlagen:
Openen 	De geselecteerde bijlage tonen met de hiervoor bestemde toepassing.
Opslaan als... 	Voor het opslaan van een bestaande bijlage onder een andere naam.
Kopiëren, Knippen en Plakken 	Hiermee kunt u via het klembord kopiëren, knippen en plakken.
Verwijderen 	Een geselecteerde bijlage verwijderen.
Eigenschappen... 	Voor het bewerken van een bestaande bijlage.

Vrij/bezet
Bij het toevoegen van deelnemers aan uw afspraak, moet u weten of zij op een bepaalde tijd vrij zijn of bezet. Als deelnemers hun vrij/bezetinformatie bekend maken, kunt u dat hier zien, en daar rekening mee houden bij het sturen van de uitnodigingen.
In dit tabblad ziet u rechts het schema met vrij/bezetinformatie, met op elke regel informatie over een van de deelnemers, die in de lijst links worden genoemd. De gemerkte gebieden in het schema geven de tijden aan die reeds voor andere afspraken zijn bestemd, de niet gemerkte tijden zijn dus nog vrij. U kunt de afspraak met de muis slepen naar een ander tijdstip, of de tijdsduur aanpassen door de randen van de aangegeven tijdsduur met de muis te verslepen.
De vrij/bezetinformatie is alleen beschikbaar als die door de deelnemer(s) beschikbaar wordt gesteld, en als voor het ontvangen ervan goed is ingesteld. Meer informatie over het configureren van voor het ontvangen en publiceren van vrij/bezet-gegevens vindt u hier: Instellingen van. Na dubbelklikken op een deelnemer in de lijst kunt u de locatie van de vrij/bezet-gegevens invoeren. (Vert.: dus van de server waar die op zijn te vinden).
Schalen 	Stelt het zoomniveau in van het planningsschema. Uur toont een bereik van een aantal uren, Dag van een aantal dagen, Week van een aantal weken, en Maand van een aantal maanden, terwijl Automatisch het meest geschikte tijdbereik kiest voor de onderhavige afspraak of taak.
Centreren bij start 	Klik op deze knop als u het vrij/bezet-schema wilt centreren op de starttijd en dag van deze afspraak.
Datum kiezen 	Klik op deze knop als u de afspraak automatisch wilt verplaatsen naar een datum en tijd waarop alle deelnemers vrij zijn.
Herladen 	Klik op deze knop als u de vrij/bezetinformatie van alle deelnemers opnieuw wilt inlezen vanaf de betrokken servers.
Wanneer u de ingevoerde data wilt bevestigen, oproepen of erop terugkomen, kiest u één van de volgende actieknoppen: OK, Toepassen of Annuleren.

Sjablonen beheren
Door op de knop Sjablonen beheren te klikken wordt een dialoog geopend, waarin u de huidige afspraak kunt opslaan als een sjabloon, dat u in volgende afspraken weer kunt gebruiken. U kunt bijvoorbeeld een sjabloon opslaan voor een bijeenkomst die plaats vindt op de zelfde locatie, en met de zelfde mensen.
Met Toepassen kunt u een bestaand sjabloon weer gebruiken. Om met het voorgaande voorbeeld verder te gaan, u hoeft dan alleen nog maar de agenda voor de bijeenkomst op te geven.

Taken
In de takenlijst kunt u korte notities maken voor u zelf, over wat u nog moet doen.Taken zijn niet noodzakelijk aan tijden gebonden. Er zijn taken die op korte termijn moeten worden uitgevoerd, en taken voor de lange termijn. Bijvoorbeeld dat u binnen een week naar de kapper moet, of dat u uw oude auto binnen een jaar moet verkopen. Bij taken hoeft u dus niet op een bepaalde datum eraan worden herinnerd, maar wilt u alleen een overzicht van wat vóór een bepaalde datum moet gebeuren.
Om een nieuwe taak in te voeren, kiest u Acties Nieuwe taak.... U krijgt dan een venster met onderin de vijf tabbladen te zien.

Tabblad Algemeen
Een schermbeeld van de dialoog Nieuwe taak bewerken in
Een schermbeeld van de dialoog Nieuwe taak bewerken in
Een schermbeeld van de dialoog Nieuwe taak bewerken in
In dit tabblad vindt u een groot aantal van de opties die ook aanwezig zijn in de dialoog voor Afspraken bewerken, maar er zijn ook een aantal opties voor taken:
Voltooiing 	In dit neerklapmenu is het percentage voltooid aanvankelijk 0%, maar als de taak vordert, kunt u de voortgang van de taak aanpassen door het percentage te verhogen, in stappen van 10%.
Prioriteit 	Ken een prioriteit toe aan de taak. In dit neerklapmenu kunt u kiezen uit prioriteit 1 tot en met 9, waarbij 1 de hoogste prioriteit betekent. Aanvankelijk wordt de prioriteit van een nieuwe taak op 5 (gemiddeld) ingesteld.

Verplichte velden
Hier volgt een overzicht van de verplichte velden, en welke velden leeg gelaten kunnen worden bij het invoeren van afspraken en taken:
In het tabblad Algemeen moet u minimaal een Naam en een beschrijving (in het grote invoerveld) invullen, ook al is geen van beide verplicht. Als u een Herinnering instelt, moet u ook de tijd waarop aangeven en de toepassing die gestart, of het geluid dat afgespeeld, moet worden.
Het tabblad Deelnemers kan helemaal leeg worden gelaten.
Het tabblad Herhaling moet alleen volledig worden ingevuld als een dagelijkse, wekelijkse of jaarlijkse herhaling is geselecteerd.
De dialoog Bijlagen kan helemaal leeg gelaten worden.