Agenda's importeren, exporteren en beheren
In kunnen afspraken, journaalinvoeren en taken op diverse manieren worden opgeslagen (en teruggehaald), en naar diverse locaties. Elk van deze locaties noemen we een agendahulpbron.
kan van nature werken met agendabestanden gebaseerd op standaarden zoals iCalendar en vCalendar (voegt ze toe als nieuwe gegevensbronnen), maar u kunt de gegevens ook importeren (samenvoegen) in een bestaande gegevensbron, en het bestand in een nieuw venster openen. Bestanden importeren in het formaat van de oude toepassing ical is ook mogelijk.
U kunt uw gegevens exporteren als een iCalendar- of vCalendar-bestand. Deze bestanden worden ondersteund door de meeste agendaprogramma's.
In dit hoofdstuk leggen we uit hoe u uw agenda kunt beheren, gebruik makend van de gegevensbronnen, afspraken importeren en exporteren, en het schema "Vers van de pers".

Agendagegevensbronnen
In wordt een lokaal bestand gebruikt als standaard gegevensbron. Maar er zijn meer bronnen die u hier aan kunt toevoegen: groupware servers, journaalingangen zoals blogs, netwerkbestanden, Als u meerdere gegevensbronnen gebruikt, kan worden geconfigureerd om de standaard gegevensbron te gebruiken of te vragen welke gegevensbron moet worden gebruikt bij het opslaan van nieuwe afspraken, taken of journaalingangen. voegt alles uit twee of meer gegevensbronnen naadloos samen bij het tonen.
De standaard gegevensbron is voor veel gevallen heel geschikt, maar het kan zijn dat er een andere nodig is, vooral bij gebruik van een ondersteunde groupware server. U kunt de beheerder van de server vragen hoe de gegevensbron van de groupware moet worden geconfigureerd, inclusief het publiceren of verkrijgen van vrij/bezetinformatie. Toegang hebben tot vrij/bezetinformatie maakt het de organisator van een afspraak mogelijk rekening te houden met de agenda van deelnemers, wanneer [h,z]ij die aan de lijst van deelnemers toevoegt.
Naast de opslag van agenda's, geven groupware servers de mogelijkheid voor het bewaren van informatie over contacten, mail en vrij/bezetinformatie. Daarom zullen sommige van de hier besproken gegevensbronnen verband houden met die van en (de mail- en contactencomponenten van , of met de vrij/bezet-instellingen in de hoofdconfiguratie.
Let op dat de communicatie van de groepsplanning van gebaseerd is op een peer to peer e-mailstandaard. Dit betekent dat hiervoor geen groupware server nodig is! (Vert.: Peer-to-peer wil zeggen: tussen twee computers zonder tussenkomst van een server. Een server is een computer die bepaalde diensten verleent, en die is hier dus niet nodig).
Een schermbeeld van de dialoog Agenda's toevoegen in
Een schermbeeld van de dialoog Agenda's toevoegen in
Een schermbeeld van de dialoog Agenda's toevoegen in

Een gegevensbron toevoegen aan
Open in de instellingendialoog met Instellingen instellen..., en selecteer het tabblad Agenda's in de pagina Algemeen.
U kunt ook door met de te klikken in de zijbalk van Agendabeheer het contextmenu openen, en hierin Nieuwe agenda... selecteren
Indien het Agendabeheer niet aanwezig is in de zijbalk, kies dan in het menu Instellingen Zijbalk Agendabeheer tonen.
Door op de knop Toevoegen... te klikken wordt de nieuwe gegevensbron aan de reeds aanwezige bronnen toegevoegd.
Selecteer de aan te zetten gegevensbron.
Later, als u een gegevensbron wilt bewerken of verwijderen, selecteert u die in de zijbalk van Agendabeheer, en klikt u op Agenda verwijderen als u die wilt verwijderen, of op Eigenschappen agenda... als u die wilt wijzigen.
Onder de bestaande gegevensbronnen die u in kunt vinden:
Verjaardagen & gedenkdagen 	Geeft toegang tot data van verjaardagen en gedenkdagen van contacten in uw adresboek.
Hulpbron voor DAV-groupware 	Hulpbron voor het beheer van DAV-agenda's en adresboeken (CalDAV, GroupDAV).
Google agenda's en taken 	Toegang verkrijgen tot uw Google-agenda's en taken.
iCal-agendabestand 	Leest gegevens in uit een iCal-bestand.
iCal-agendamap 	Geeft toegang tot agendagegevens die elk zijn opgeslagen in een enkel bestand, in een gegeven map.
KAlarm-agendabestand 	Leest gegevens uit een KAlarm agenda-bestand.
Map KAlarm-agenda 	Leest gegevens uit een KAlarm-map.
Kolab groupware-server 	Levert toegang tot Kolab groupwaremappen en e-mail op een Kolab IMAP-server.
Open-Xchange-groupware-server 	Geeft toegang tot de afspraken, taken, en contacten op een groupware server van Open-Xchange.

Importeren, exporteren en bijhouden van agenda's
Hoewel lokale bestanden maar een van de vele andere gegevensbronnen zijn die door kunnen worden gebruikt, zijn ze wel de gemakkelijkste manier voor het delen van agenda's, het bewaren van kopieën, of het importeren van items vanuit uw vorige agendaprogramma.

Agenda's importeren
Als u een iCalendar- of vCalendarbestand heeft dat u wilt importeren, kiest u in het menu Bestand Importeren Agenda importeren... . vraagt u dan of u die wilt Toevoegen als nieuwe agenda , waardoor het agendabestand wordt toegevoegd als een nieuw lokaal gegevensbestand, of dat u die wilt Invoegen in bestaande agenda, waardoor de agendagegevens worden ingevoegd in een bestaande gegevensbron.
Een goed moment om dit te doen is bijvoorbeeld als u een vCalendar met wat ingangen ontvangt via e-mail, of als u uw agenda vanuit een ander programma wilt importeren. In het laatste geval moet u eerst in dat programma de agendagegevens exporteren naar een van de bovenstaande formaten, of een hulpmiddel gebruiken om die vanuit het formaat van dat programma te converteren.

Agenda's exporteren
U kunt uw gegevens exporteren als iCalendar-bestand, dat door de meeste agendaprogramma's wordt ondersteund. zal de agendagegevens publiceren in de aangevinkte gegevensbronnen, die er niet uitgefilterd worden (laat ons dit actieve gegevens noemen). Met andere woorden: is een agendagegeven niet zichtbaar, dan komt het ook niet in het geëxporteerde bestand terecht. Om vóór het exporteren de ongewenste items eruit te filteren, kunt u filters aanmaken. Filters kunnen nog effectiever zijn, wanneer u uw afspraken en taken indeelt in categorieën. Om gegevensbronnen in- of uit te schakelen moet u die (de)selecteren in het Agendabeheer in de zijbalk.
U kunt al uw actieve afspraken, taken en journaalingangen (onafhankelijk van de bron waar ze toe behoren) exporteren als een nieuw iCalendar-bestand, door in het menu Bestand Exporteren Exporteren als iCalendar... te kiezen. De dialoog Opslaan als verschijnt. Voer nu de naam in en de locatie voor het nieuwe bestand.

Onderhouden van uw agenda's
De huidige computers hebben ruim voldoende opslagcapaciteit. Maar als u uw -agenda synchroniseert met een apparaat met beperkte opslagcapaciteit, zoals een Palm, dan is archiveren toch nuttig. Ook neemt de snelheid van af naarmate er meer afspraken in de agenda zijn. U kunt oude items als volgt archiveren:
Kies het menu Bestand Oude invoer archiveren...
Vul de datum in in het veld Items nu archiveren die ouder zijn dan: of gebruik de kalender-widget om een datum te selecteren. U kunt ook automatisch alle items archiveren die ouder zijn dan een bepaalde tijdsperiode.
Als u archiveren koos, moet u ook een bestandsnaam voor het archief opgeven in het veld Archiefbestand. Als u een bestaand archiefbestand opnieuw wilt gebruiken, kunt u dat bestand selecteren met de knop Bestandsdialoog openen en naar een bestaand archief zoeken. De gegevens worden dan hieraan toegevoegd, dus worden eventuele daar reeds in aanwezige gegevens niet gewijzigd.
Door te archiveren behoudt u alle items in een bestand, inclusief de voltooide taken. Maar als u die voltooide taken helemaal niet wilt bewaren, kiest u Bestand Voltooide taken verwijderen , waarmee u alle voltooide taken verwijdert uit uw actieve gegevensbronnen. Wilt u uw voltooide taken echter wel behouden, maar niet zien in uw takenlijsten, dan kunt u overwegen die eruit te filteren, in plaats van ze te verwijderen.

Downloaden met "Vers van de pers"
U krijgt de dialoog Vers van de pers, waarin een lijst van agenda's voor download wordt aangeboden, door te klikken in het menu op Bestand Importeren Vers van de pers.... Als u een van de agenda's selecteert, krijgt u een dialoog te zien van de afspraken die daarin staan. Die kunt u in uw standaard agenda invoegen door te klikken op Invoegen.