Programmazione di gruppo
La funzionalità di pianificazione di gruppo di ti consente di organizzare appuntamenti, riunioni e cose da fare condivise, richiedere risposte dai partecipanti e pubblicare informazioni. Se sei invitato ad un evento o ad una cosa da fare, puoi rispondere, evidenziando il fatto che potrai partecipare, o inviare una controproposta, con ad esempio una diversa data o luogo. Puoi anche pubblicare le tue informazioni libero/occupato, per permettere alle persone di conoscere quando sei disponibilità, e richiedere agli altri le stesse informazioni.
Al momento, imposta gli eventi e le cose da fare per l'utilizzo dell'email per il trasporto dei dati tramite uno schema standard, il protocollo IMIP per la pianificazione di gruppo. Essendo uno standard, IMIP è utilizzato anche da altri client. Ad esempio, Outlook, Lotus Notes e Novell Evolution. Questo vuol dire che puoi condividere eventi con altri utenti che utilizzano uno di questi client. si integra con per ricevere, elaborare ed inviare eventi, risposte agli eventi, aggiornamenti, cancellazioni, . Per esempio, quando ricevi un invito in e decidi di accettarlo, facendo clic sul collegamento accetta nel corpo del messaggio, l'evento sarà aggiunto al tuo calendario e una risposta inviata automaticamente all'organizzatore dell'evento.
Se selezioni la casella Usa comunicazione Groupware nella configurazione della pianificazione di gruppo di , gestirà la comunicazione della pianificazione di gruppo. In altre parole, avrai raramente bisogno di utilizzare direttamente il menu Pianifica per eseguire operazioni di pianificazione. Per esempio, se crei un evento o una cosa da fare con partecipanti, ti chiederà se vuoi inviare un invito ai partecipanti, così poi non dovrai usare la voce di menu Pianifica Invia inviti ai partecipanti. Inoltre, se cambi il tuo stato come partecipante ad un evento a cui sei stato invitato, ti verrà chiesto se vuoi inviare le informazioni aggiornate sul tuo stato all'organizzatore dell'evento, quindi in seguito non avrai bisogno di utilizzare la voce di menu Pianifica Invia aggiornamento sullo stato.

Pubblicare un evento, una cosa da fare o le annotazioni del diario
Se vuoi solo inviare un evento ad altre persone, scegli la voce di menu Pianifica Pubblica informazioni sulla voce... dopo aver selezionato l'evento. Apparirà una finestra di dialogo, che ti chiederà gli indirizzi di posta a cui vuoi mandare questo evento. L'evento verrà inviato per posta elettronica, in formato iCalendar.
Nota che puoi usare questa azione per inviare una voce qualsiasi a chiunque, non solo ai partecipanti all'evento. In effetti, puoi pubblicare una voce priva del tutto di partecipanti, poiché la pubblicazione non richiede una risposta dei partecipanti.
Esempio: suono in un gruppo musicale, e di tanto in tanto tieni un concerto dal vivo. Per rendere note ai tuoi sostenitori le date dei concerti, utilizzi una mailing list. Se scegli per organizzare le date dei concerti, puoi usare la voce di menu Pianifica Pubblica informazione sulla voce..., inserire l'indirizzo della mailing list e l'evento verrà inviato. Gli iscritti alla mailing list che usano avranno la data del concerto inserita direttamente nel loro calendario.
Pubblicare un evento come descritto qui sopra informerà solo il ricevente dell'evento, ma non fornirà la possibilità di chiedere la partecipazione. Usa Pianifica Invia come iCalendar... se vuoi fornire questa possibilità.

Essere organizzatore nella pianificazione di gruppo
Quando crei un evento o una cosa da fare, e vi aggiungi dei partecipanti, stai agendo da organizzatore dell'evento. Per aggiungere partecipanti, usa la scheda partecipanti nella finestra di dialogo Modifica evento, o Modifica cosa da fare. Nella vista Agenda, una piccola icona Icona organizzatore viene visualizzata sull'evento se sei l'organizzatore di un evento di pianificazione di gruppo.
L'organizzatore è responsabile per l'invio degli inviti, per la raccolta delle risposte dei partecipanti e per tenere aggiornate tutte le persone coinvolte sui dati sull'evento o sulla cosa da fare.

Invio degli invito ed elaborazione delle risposte
Per organizzare un evento o una cosa da fare, crealo in e aggiungi tutti i partecipanti utilizzando la scheda partecipanti. può inviare inviti ai partecipanti, automaticamente (in base alla configurazione della pianificazione di gruppo di ), o selezionando l'evento o la cosa da fare e scegliendo la voce di menu Pianifica Invia inviti ai partecipanti. I partecipanti riceveranno un messaggio di posta elettronica contenente tutte le informazioni rilevanti per l'evento o la cosa da fare. Essi possono rispondere alla proposta di riunione accettandola, rifiutandola o facendo una controproposta. Possono inoltre delegare o inoltrare l'invito. Tutte queste informazioni ti saranno nuovamente inviate tramite posta elettronica e, se hai configurato correttamente, le risposte dei partecipanti saranno automaticamente inserite nel tuo calendario. Se ci sono partecipanti aggiuntivi che desiderano partecipare (es. hanno accettato un invito inoltrato) ti verrà chiesto di accettare i nuovi partecipanti.

Annullare un evento o una cosa da fare
Per cancellare un evento o una cosa da fare devi essere l'organizzatore. Se hai marcato la casella Usa comunicazione Groupware nella configurazione della pianificazione di gruppo di , cancella semplicemente l'elemento e ti chiederà di inviare la cancellazione. Altrimenti seleziona l'elemento e scegli la voce di menu Pianifica Invia cancellazione ai partecipanti.
Questa azione invierà un messaggio di annullamento a tutti i partecipanti, in modo che possano eliminare la voce anche dai loro calendari.

Azioni come partecipante
Quando ricevi un messaggio di posta elettronica con un invito e lo accetti, l'evento o la cosa da fare viene aggiunta al tuo calendario. Se è un evento, una piccola icona Icona partecipante viene visualizzata sull'evento nella vista Agenda.

Rispondere ad un invito
Se hai ricevuto un invito nella tua casella di posta di puoi o premere il pulsante Rifiuta per ignorare la richiesta, o premere Accetta o Accetta cond.. Le ultime due azioni inseriranno l'elemento nel tuo calendario. In ogni caso, invierà automaticamente la tua risposta all'organizzatore.
Puoi anche Delegare o Inoltrare l'invito. Quando deleghi, puoi suggerire un'altra persona come tuo sostituto. Usando Inoltra puoi inoltrare l'invito a una o più persone non ancora invitate. Quando il ricevente della delega o dell'inoltro accetta l'invito, all'organizzatore verrà chiesto di approvare il nuovo partecipante.
Se per un qualsiasi motivo hai cambiato idea, modifica il tuo stato nella scheda partecipanti dell'elemento. Se hai marcato la casella Usa comunicazione Groupware nella configurazione della pianificazione di gruppo di , ti chiederà di inviare un messaggio di posta elettronica che aggiorni il tuo stato di partecipante. Altrimenti, scegli la voce di menu Pianifica Invia aggiornamento sullo stato per inviare le informazione aggiornate sul tuo stato.

Invio di una proposta alternativa
Se non sei soddisfatto di alcune caratteristiche dell'evento o della cosa da fare a cui sei stato invitato e vuoi inviare una controproposta all'organizzatore (ad esempio un luogo o una data alternativi), modifica l'elemento e invia la tua proposta selezionando l'elemento e scegliendo la voce di menu Pianifica Richiedi modifica.
L'organizzatore dell'evento riceverà per posta elettronica la tua proposta e potrà accettarla o rifiutarla.

Ottenere l'ultima versione di un evento o di una cosa da fare
Per ottenere l'ultima versione di un evento, seleziona l'evento e seleziona la voce di menu Pianifica Richiedi aggiornamento. L'organizzatore ti dovrà rimandare l'ultima versione dell'evento.

Informazioni libero/occupato
Le informazioni libero/occupato rappresentano la disponibilità oraria. Mostrando i periodi di tempo in cui sono già stati presi precedenti impegni, altre persone possono evitare di organizzare appuntamenti in tali periodi. Nota che sono pubblicati i soli intervalli di tempo, non gli eventi, le motivazioni o i partecipanti.
permette di pubblicare ed ottenere le informazioni su libero/occupato, in modo manuale o automatico.
Per inviare tramite posta elettronica le tue informazioni libero/occupato, scegli la voce di menu Pianifica Spedisci informazioni libero/occupato.... Inserisci l'indirizzo di posta elettronica del destinatario nella finestra di dialogo e premi il pulsante OK.
I server di groupware normalmente utilizzano una posizione predefinita per l'inserimento delle informazioni libero/occupato, in modo che altri utenti possano accedere ai tuoi dati e tu possa accedere alle informazioni di pianificazione libero/occupato degli altri utenti. Puoi configurare per inserire e recuperare automaticamente le informazioni libero/occupato tramite le preferenze delle informazioni libero/occupato nella finestra di dialogo Configura di .
Per spedire le informazioni libero/occupato al server impostato nelle preferenze di , scegli la voce di menu Pianifica Spedisci informazioni libero/occupato....

Esempi

Inserire un nuovo evento di gruppo
In questo esempio, inserirai un evento. Devi organizzare una riunione lunedì prossimo per il lancio del vostro nuovo prodotto. Il tuo capo Joan Holden sarà la presidente dell'evento, e tu, Jack Smith, ne sarai l'organizzatore. Ci saranno altri due partecipanti: Peter Krzinski e Kirsten Friese. Joan ti ha dato il programma della riunione. L'appuntamento inizierà a mezzogiorno e finirà alle 13. Lo stesso appuntamento deve essere pianificato (evento ricorrente) ogni lunedì.
Usa il Navigatore date per andare a lunedì prossimo.
Scegli la voce di menu Azioni Nuovo evento..., o scegli l'area tra mezzogiorno e l'una di pomeriggio, e comincia a scrivere il titolo dell'evento.
Inserisci un titolo appropriato. È importante scegliere la giusta descrizione breve, perché questo è l'unico campo su cui si possono fare ricerche. Ti suggeriamo di inserire Evento lancio prodotto.
Inserisci il programma dettagliato dell'evento nella grande area rettangolare. Per questo semplice esempio, inserisci Introduzione, il piano, conclusione su tre linee diverse.
Passa alla scheda Promemoria. Imposta l'ora del promemoria a 15 minuti, appena in tempo per preparare una tazza di tè prima che inizi la riunione.
Seleziona Appuntamento dall'elenco a comparsa Categorie.
Passa alla scheda Ricorrenza e seleziona una ripetizione settimanale.
La maggior parte del lavoro è stata fatta automaticamente per te. imposta come valore predefinito la ricorrenza settimanale. Nota anche come Finisce: mai sia selezionato. Ciò significa che questo evento sarà ripetuto ogni lunedì (a partire, ovviamente, da lunedì 30 agosto 2010) fino alla fine del tempo (cioè, fino a quando non lo cancelli).
Siccome qui tutto è a posto, fai clic sulla scheda Partecipanti.
Nella scheda Partecipanti dovresti fare come segue:
Vedrai che sei l'organizzatore dell'evento.
Nel primo campo inserisci l'indirizzo di posta in formato Nome <indirizzo>. Nel nostro esempio, inserisci Joan Holden <jholden@thiscompany.com>.
Se i partecipanti sono già nella rubrica di , invece di scrivere i nomi e gli indirizzi, puoi premere il pulsante Seleziona partecipanti... per aggiungerli.
Scegli Presidente come ruolo.
Nel campo successivo inserisci Peter Krzinski <pkrzinski@thiscompany.com>.
Nel campo successivo inserisci Kirsten Friese <kfriese@thiscompany.com>.
Se hai configurato per utilizzare la comunicazione groupware, ti sarà richiesto se vuoi inviare un messaggio di posta elettronica ai partecipanti con i dettagli dell'evento e, se è stata marcata la casella Richiedi risposta nella scheda partecipanti, una richiesta di risposta. Altrimenti puoi inviare gli inviti tramite la voce di menu Pianifica Invia inviti ai partecipanti.
Controlla l'organizzazione dell'evento facendo clic sulle schede. Se ne sei soddisfatto, fai clic su OK.
Congratulazioni, hai appena pianificato il tuo primo evento!