La pàgina Planificació de grups
La funcionalitat de planificació de grups de us permet organitzar cites, reunions i pendents compartides, sol·licituds de confirmació als assistents i publicar elements. Si esteu invitat a un esdeveniment o a una pendent, la podeu respondre, indicant si hi podeu assistir, o enviar una contraproposta, amb una proposta diferent, com una hora o una localització diferent. També podeu publicar la vostra planificació de lliure/ocupat per a permetre a la gent conèixer quan esteu disponible i també per a poder demanar aquesta mateixa informació a altres persones.
Actualment, planifica els esdeveniments i pendents usant el correu electrònic per a transportar les dades, en un esquema basat en estàndards, el protocol IMIP per a planificació de grups. En ser un estàndard, IMIP també s'usa per a molts altres clients. Per exemple, Outlook, Lotus Notes i Novell Evolution. Això vol dir que podreu compartir els esdeveniments amb altres usuaris que usin aquests clients. està integrat amb per a rebre, processar i enviar esdeveniments així com per a respondre actualitzacions, cancel·lacions, De fet, quan envieu una invitació des de i decidiu acceptar-la fent clic en l'enllaç accepta en el cos del correu, l'esdeveniment serà afegit al vostre calendari i s'enviarà automàticament una resposta a l'organitzador de l'esdeveniment.
Si marqueu la casella Usa la comunicació de treball en grup en la configuració de la planificació de grups de . gestionarà per vós la comunicació de la planificació per grups. En altres paraules, potser us caldrà usar directament el menú Planifica per a realitzar les accions de planificació. De fet, si creeu un esdeveniment o una pendent amb assistents, us demanarà si voleu enviar les invitacions als assistents, de manera que no haureu d'usar posteriorment l'element de menú Planifica Envia una invitació als assistents. També, si canvieu el vostre estat com assistent a un esdeveniment al que se us ha invitat, us demanarà si voleu enviar una actualització a l'organitzador de l'esdeveniment, de manera que després haureu d'usar l'element de menú Planifica Envia una actualització de l'estat.

Publicar un esdeveniment, una pendent o una entrada de diari
Si l'únic que voleu és enviar un esdeveniment, una pendent o una entrada de diari, escolliu l'element de menú Planifica Publica la informació de l'element..., quan l'element està seleccionat. Després d'això, apareixerà un diàleg, us demanarà l'adreça de correu electrònic que rebrà l'esdeveniment o pendent. L'element serà enviat per correu electrònic, en format iCalendar.
Si us plau, tingueu present que podeu usar aquesta acció per a enviar per correu electrònic tot element a qualsevol persona, no tan sols als assistents a l'esdeveniment. De fet, el podeu publicar sense assistents, atès que en publicar-lo no es demanarà confirmació als assistents.
Un exemple: toqueu en un grup i, de tant en tant, feu concerts en directe. Per a notificar als/les vostres fans els concerts, podeu tenir una llista de correu. Si useu per organitzar les dates, podeu simplement escollir l'element de menú Planifica Publica la informació de l'element..., posar l'adreça de la llista de correu i l'esdeveniment serà enviat. Els subscriptors de la llista de correu que usin tindran inserida automàticament la data del concert en els seus calendaris.
En publicar un esdeveniment com es descriu anteriorment només informarà sobre l'esdeveniment al receptor, però no us donarà l'opció de preguntar l'assistència. Utilitzeu Planifica Envia com a iCalendar... si voleu proporcionar aquesta opció.

Actuar com a organitzador en la planificació de grups
Quan creeu un esdeveniment o una pendent i hi afegiu assistents, estareu actuant com a organitzador de l'esdeveniment. Per afegir assistents, useu la pestanya «Assistent», en el diàleg Edita l'esdeveniment o Edita la pendent. En la vista d'agenda, una petita icona d'organitzador serà situada en l'esdeveniment, si sou l'organitzador d'un esdeveniment de planificació de grup.
L'organitzador és el responsable d'enviar les invitacions, recopilar les confirmacions dels assistents i mantenir actualitzades per a totes les persones implicades en l'esdeveniment o pendent.

Enviar invitacions i processar les respostes
Per organitzar un esdeveniment o una pendent, creeu-la en i afegiu totes les persones que haurien d'assistir usant la pestanya assistents. pot enviar invitacions als assistents, bé automàticament (segons la configuració de la planificació de grups de ), o seleccionant l'esdeveniment o pendent i escollint l'element de menú Planifica Envia una invitació als assistents. Els assistents rebran un correu electrònic amb tota la informació apropiada de l'esdeveniment o pendent. Poden respondre a la proposta de reunió acceptant-la o rebutjant-la, o fer una contraproposta. Tota aquesta informació es torna a enviar per correu electrònic i, si heu configurat bé el , les respostes dels assistents s'inseriran automàticament en el vostre calendari. Si hi ha assistents addicionals disposats a participar (per exemple, acceptant una invitació enviada), se us demanarà que accepteu els nous assistents.

Cancel·lar un esdeveniment o pendent
Per a cancel·lar un esdeveniment o pendent, haureu de ser-ne l'organitzador. Si marqueu la casella Usa la comunicació de treball en grup en la configuració de planificació de grups de , simplement suprimiu l'element i el us demanarà si voleu enviar la cancel·lació. Si no, simplement seleccioneu l'element i escolliu l'element de menú Planifica Envia la cancel·lació als assistents.
Aquesta acció envia un missatge de cancel·lació a tots els assistents, de manera que també puguin eliminar l'element dels seus calendaris.

Actuar com assistent
Quan rebeu un correu electrònic amb una invitació i l'accepteu, l'esdeveniment o pendent serà afegida al vostre calendari. Si és un esdeveniment, se situa una petita icona d'assistent en l'esdeveniment en la vista d'agenda.

Respondre a una invitació
Si teniu una invitació en la vostra bústia de , podeu prémer Rebutja per a ignorar la petició, o prémer Accepta o Accepta cond.. Les dues últimes accions inseriran l'element al vostre calendari. En qualsevol cas, enviarà automàticament la vostra resposta a l'organitzador.
També podeu establir Delega o Reenvia la invitació. Quan la delegueu, podreu suggerir una altra persona com al vostre intermediari. Utilitzant Reenvia podreu tornar a enviar la invitació a una o més persones encara no invitades. Quan el receptor de la delegació o el reenviament accepti la invitació, se li demanarà a l'organitzador que aprovi al nou assistent.
Si per qualsevol motiu canvieu d'idea, editeu el vostre estat en la pestanya «Assistent» de l'element. Si marqueu la casella Usa la comunicació de treball en grup en la configuració de la planificació de grups de , us demanarà si voleu enviar un correu electrònic actualitzant el vostre estat d'assistència. Si no, escolliu l'element Planifica Envia una actualització de l'estat del menú per actualitzar el vostre estat.

Enviar una proposta alternativa
Si no esteu satisfet amb alguna de les característiques de l'esdeveniment o pendent a la que heu estat invitat, i voleu enviar una contraproposta a l'organitzador (per exemple, una localització o horari alternatiu), simplement editeu l'element i envieu-lo de volta com a proposta, seleccionant l'element i escollint l'element de menú Planifica Petició de canvi.
L'organitzador de l'esdeveniment rebrà per correu electrònic la vostra proposta, i la podrà acceptar o declinar.

Demanar l'última versió d'un esdeveniment o pendent
Per a demanar l'última versió d'un esdeveniment o pendent, seleccioneu l'element, i escolliu l'element de menú Planifica Petició d'actualització. L'organitzador hauria d'enviar-vos l'última versió de l'element.

Informació sobre lliure/ocupat
La informació sobre lliure/ocupat representa una planificació de la disponibilitat. Presentant els intervals quan algú hagi realitzat canvis, els altres podran evitar planificar cites per a aquests períodes. Tingueu present que tan sols es publiquen les hores, no els esdeveniments, motius ni assistents.
accepta la publicació i rebuda d'informació sobre lliure/ocupat, bé manualment o automàticament.
Per a enviar per correu electrònic informació sobre lliure/ocupat, escolliu l'element de menú Planifica Envia per correu la informació de lliure/ocupat.... Introduïu les adreces de correu electrònic a les que voleu enviar la informació en el diàleg i premeu D'acord.
Els servidors de treball en grup normalment tenen una localització estàndard per a publicar la informació de lliure/ocupat, pel qual els altres usuaris podran accedir a les vostres dades, i podreu accedir a la planificació de lliure/ocupat de la resta d'usuaris. Podeu configurar perquè publiqui i descarregui automàticament la informació de lliure/ocupat, usant les preferències de lliure/ocupat en el diàleg Configura de .
Per a publicar la informació de lliure/ocupat en el servidor establiu-ho en les preferències de , escollint l'element de menú Planifica Puja la informació de lliure/ocupat.

Exemples

Introduir un nou esdeveniment de grup
En aquest exemple, introduireu un esdeveniment. Necessiteu convocar una reunió el proper dilluns per a fer el llançament del vostre nou producte. La vostra cap, Joan Holden, serà la presidenta i propietària de l'esdeveniment, i vós, Jack Smith, en sereu l'organitzador. Hi haurà dos assistents (participants) més: Peter Krzinski i Kirsten Friese. Joan us va donar el programa per a la reunió. La cita començarà a les 12 del migdia i finalitzarà a la 1 de la tarda. S'ha de planificar la mateixa reunió (repetició) cada dilluns.
Usant el navegador de dates, aneu cap al proper dilluns.
Escolliu Accions Esdeveniment nou..., o seleccioneu l'àrea entre les 12 del migdia i el final de l'1 de la tarda, i comenceu a escriure el títol de l'esdeveniment.
Introduïu un títol. És important escollir una descripció breu correcta, perquè és l'únic camp pel que se cerca. Us suggerim que introduïu Esdeveniment de llançament de producte.
Introduïu el programa detallat de l'esdeveniment en l'àrea rectangular més gran. Per a aquest exemple tan simple, introduïu Introducció, El pla, Conclusió en tres línies separades.
Aneu a la pestanya Recordatori. Establiu l'hora del recordatori a 15 minuts, el temps just per a gaudir d'una tassa de te abans que comenci la reunió.
Seleccioneu Cita des de la llista desplegable Categories.
Aneu a la pestanya Repetició i seleccioneu la repetició Setmanal.
La majoria del treball es fa automàticament. Per omissió estableix una repetició setmanal. Tingueu present també que està seleccionat Acaba: mai. Això vol dir que aquest esdeveniment es repetirà cada dilluns (començant, per descomptat el dilluns 30 d'agost de 2010) fins al final dels temps (això és, fins que el suprimiu).
Atès que tot està correcte, feu clic sobre la pestanya Assistents.
En la pestanya Assistents heu de fer el següent:
Veureu que sou l'organitzador de l'esdeveniment.
En el primer camp d'entrada introduïu el correu electrònic en el format Nom <correu.electrònic>. En el nostre exemple, introduïu Joan Holen <jholden@aquestaempresa.com>.
Si els assistents ja estan en la vostra llibreta d'adreces de , en comptes d'escriure els noms i adreces de correu electrònic, podreu prémer el botó Selecciona els assistents... per a afegir-los.
Escolliu President com a paper.
En el següent camp d'entrada introduïu Peter Krzinski <pkrzinski@aquestaempresa.com>.
En el següent camp d'entrada introduïu Kirsten Friese <kfriese@aquestaempresa.com>.
Si ja heu configurat perquè usi la comunicació de treball en grup, us demanarà si voleu enviar un correu electrònic als assistents amb els detalls de l'esdeveniment i demanar confirmació si està marcada la casella Demana resposta de la pestanya Assistents. D'altra banda, podeu enviar les invitacions escollint l'element de menú Planifica Envia una invitació als assistents.
Reviseu la configuració de l'esdeveniment fent clic sobre les pestanyes. Si esteu satisfet, feu clic sobre D'acord.
Felicitats, heu planificat el vostre primer esdeveniment!